Πάρα πολύ συνηθισμένο να αναγράφονται οι προσφωνήσεις των φακέλων σε καλλιγραφική γραμματοσειρά,  είτε στις γαμήλιες τελετές είτε σε οποιαδήποτε άλλη κοινωνική ή επαγγελματική εκδήλωση.

Η σωστή οργάνωση και στα φάκελα είναι πολύ σημαντική για την σωστή διαχείριση του χρόνου και την άμεση παράδοση της εργασίας.

Είναι πολύ σημαντικό για τον καλλιγράφο να έχει τα παρακάτω στοιχεία, ώστε να γίνεται η εργασία του γρηγορότερα, πράγμα που τελικά θα  ωφελήσει εσάς, τελικά αφ΄ενός γιατί θα παραλάβετε γρηγορότερα την εργασία σας, αφ΄ετέρου γιατί δεν θα υπάρχουν φθορές.

α. Παραγγέλνετε πάντοτε περισσότερα φάκελα από τους καλεσμένους σας, περίπου ένα 10% επιπλέον. Δηλαδή, αν έχετε 100 καλεσμένους, θα πρέπει να δώσετε στον καλλιγράφο ακόμη 10 φάκελα. Αυτό συμβαίνει πρώτον γιατί η τέχνη είναι εξ΄ολοκλήρου στο χέρι, επομένως πάντα υπάρχουν ατυχήματα κατά την διάρκεια της εργασίας.
Δεύτερον, διότι μέχρι και τελευταία  στιγμή, πάντα υπάρχουν κάποιοι καλεσμένοι τους οποίους έχετε ξεχάσει. Επομένως,  θα πρέπει να υπάρχουν διαθέσιμα φάκελα ώστε να μην τρέχετε τελευταία στιγμή.

β. Παραδίδετε στον καλλιγράφο τα ονόματα των καλεσμένων σας κατά αλφαβητική σειρά. Αυτό βοηθά πολύ στο σωστό έλεγχο των ονομάτων. Ακόμη κι αν κάποιος καλεσμένος εκ παραδρομής ξεχάστηκε, η αλφαβητική αντιστοίχιση φακέλων και λίστας δίνει τη λύση άμεσα

γ. Πολύ σημαντικό είναι να αναγράφεται σωστά το επώνυμο του παραλήπτη.  Για παράδειγμα στο επώνυμο Βελισαρίου δεν μπορεί ο καλλιγράφος να γνωρίζει  αν αυτό το επώνυμο γράφεται με ένα ή δύο “σ” ή με ένα ή δυο “λ”.
Για τον οποιονδήποτε το επώνυμό του είναι πολύ σημαντικό και σίγουρα δεν θα θέλει να το δει γραμμένο με λάθος τρόπο.
Η δε διόρθωσή του μπορεί να είναι εκτός των χρόνων σας ή να μην έχετε άλλο φάκελο να χρησιμοποιήσετε και αυτό να σας φέρει σε δύσκολη θέση

δ. Διαλέξτε φάκελα με βατή επιφάνεια χαρτιού (δείτε τις συμβουλές). Ένα  φάκελο  με πολύ σαγρέ επιφάνεια, δημιουργεί πολλά προβλήματα στην ομαλή κίνηση της πένας και κατ΄επέκταση στη συχνή καταστροφή του, πράγμα ασύμφορο

Να θυμάστε ότι,  όσο πιο εύκολη κάνετε τη δουλειά του καλλιγράφου, τόσο πιο γρήγορα και οικονομικά θα παραλάβετε την εργασία σας.